As secretárias, atendentes, auxiliares administrativas, enfim, todas as pessoas que falam ao telefone nas empresas, deveriam receber um treinamento adequado em como falar corretamente ao telefone.
A primeira coisa a ser lembrada é que se trata de um local profissional. O segundo tópico a ser esclarecido é que estaremos lidando com clientes, fornecedores e, ao falar ao telefone, estaremos transmitindo "um cartão de visita" da empresa.
Por fim, lembre-se de que provavelmente muitas pessoas involuntariamente ouvirão a sua conversa.
Feitas estas considerações iniciais, vamos observar expressões que devem ser evitadas a qualquer preço, pois além de inadequadas, são desrespeitosas. Enfim, horríveis:
"chuchu", afinal não estamos na feira!
"ô bem", você não tem qualquer liberdade ou intimidade com a pessoa!
"querida", o seu interlocutor não é seu parente, namorado ou filha!
"fofa", ela não é nenhum travesseiro ou almofada - é muito grave!
"paixão", não dá, não é mesmo?
"gatinha(o)" ele(a) não é seu bicho de estimação!
"bonitinha", "oh bela" ou "belezinha"
"pode crer", reserve para sua galera esta e outras gírias!
Qualquer outra expressão semelhante.
Atenda o telefone informando o nome da empresa, seu nome, seguido de um simpático "bom dia" ou "boa tarde".
Utilize sempre: senhor ou senhora.
Caso você tenha que atender mais de uma ligação simultaneamente, atenda e diga: "um instante por favor" e coloque a linha em suspenso.
Tirar simplesmente o telefone do gancho, sem falar nada e deixar a pessoa aguardando e permitindo que ela ouça a sua conversa com outra pessoa é detestável! Também não deixe a pessoa aguardando por muito tempo (um minuto pode ser uma eternidade). Caso não possa dar seqüência em curto espaço de tempo, anote o nome, telefone, empresa e o assunto para dar um retorno o mais breve possível.
Reduza ao mínimo as ligações pessoais e íntimas. Nos escritórios modernos, em que há divisórias a meia altura, a privacidade é inexistente. Local de trabalho não é para ficar namorando!
Procure ser solícita e resolver o problema de quem está ligando. Finalmente, lembre-se, você nunca sabe com quem está falando, portanto, capriche: seja gentil e simpática para deixar uma boa impressão sua e da empresa em que você trabalha!
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